Posts Tagged: Встреча

Что делать для повышения эффективности встреч

В одной из наших компаний – клиентов производственной компании «Профи Экспорт» нашли решение проблемы бесконечных встреч, когда команда решила внести несколько простых изменений.

1. Во-первых, начали активно вести заметки во время встреч. Это помогло фиксировать ключевые моменты и избегать повторения одних и тех же вопросов на следующих сессиях. Запись важной информации позволила всем участникам оставаться на одной волне и помнить о принятых решениях.
2. Во-вторых, было решено назначить фасилитатора для каждой встречи. Этот человек следит за тем, чтобы обсуждение шло по плану, и все участники могли высказать свое мнение. Такой подход помогает избежать затягивания разговоров и держать фокус на главных темах.
3. В-третьих, внедрили несколько простых хаков, таких как предварительная рассылка повестки дня и ограничение времени на обсуждение каждой темы. Это позволяет заранее подготовиться к встрече и сосредоточиться на действительно важных вопросах, что сокращает общее время, затрачиваемое на встречи.
4. В-четвертых, купили настольные игры в офис для сотрудников, чтобы разбавить серьезность атмосферы, не теряя при этом рабочего настроя и стали использовать их для переключения между встречами.

В результате этих изменений команда не только повысила эффективность встреч, но и сократила их количество. Теперь больше времени уделяется работе над проектами, а не бесконечным обсуждениям, что делает рабочий процесс более продуктивным и приятным.

Рефлексия и решение проблем на совещаниях

Чтобы справиться с проблемой бесконечных встреч, команде было важно понять, в чем же кроются причины этого явления. Они собрали всех участников на рефлексивную встречу, где выявили несколько ключевых факторов, мешающих эффективной работе.

Первая проблема заключалась в недостаточной предварительной подготовке. Часто участники не фиксировали, что именно хотят обсудить, и это приводило к затягиванию обсуждений и потере фокуса. В результате встречи превращались в бесконечный обмен мнениями, не приносящим конкретных результатов.

Кроме того, не всегда приглашали всех необходимых специалистов. При разработке крупных проектов важно вовлекать коллег из разных отделов. На встречах порой становилось очевидно, что отсутствует ключевой участник, который мог бы внести важные идеи и решения.

Отсутствие заметок и фасилитатора также сказывалось негативно. Участники полагали, что все важные моменты и так запомнятся, и не фиксировали достигнутые договоренности. Это приводило к тому, что важные детали все-таки забывались, и приходилось возвращаться к ним снова.

Вовлеченность участников оставляла желать лучшего. Многие не проявляли активности, зная, что впереди еще несколько встреч, что создавало атмосферу безразличия и снижало общую продуктивность.

Также отсутствие фасилитатора, который мог бы направлять обсуждение, усугубляло ситуацию. Без такого человека команда легко отвлекалась на менее важные вопросы, теряя драгоценное время.

Не стоит забывать и о том, что в компании, где разные продукты и сервисы развивались независимо, один и тот же термин мог иметь разные значения для разных команд. Это создавало путаницу на встречах, когда каждый участник интерпретировал обсуждаемые вопросы по-своему, что усложняло коммуникацию.

Наконец, игнорирование итогов встреч также играло свою роль. Время, которое могло бы быть потрачено на написание заметок и постановку задач, часто не использовалось. В результате важные детали ускользали, и некоторые задачи просто забывались, что приводило к дополнительным проблемам в будущем.

Понимание этих нюансов стало важным шагом к улучшению процесса встреч. Команда начала осознавать, что для достижения эффективности необходимо уделять внимание не только самим встречам, но и тому, что происходит до и после них. Теперь они были готовы внести изменения, чтобы использовать свое время более продуктивно.

Новые правила во время фасилитации

На одной из встреч команда пришла к выводу, что настало время действовать и сформулировать правила для решения накопившихся проблем. В результате был разработан набор рекомендаций, основанный на опыте участников, здравом смысле, лучших практиках из литературы и успешном опыте других компаний.

Первым шагом стало назначение ответственных за принятие решений. Теперь каждый знал, кто именно отвечает за конкретные вопросы – это мог быть как бизнес-оунер, так и тех-оунер. Такой подход значительно упростил процесс, устранив недопонимание относительно того, кто должен принимать окончательное решение.

Также было решено более тщательно готовиться к встречам. В описании каждой встречи начали указывать цель и задачи, а также прикреплять необходимые ссылки и артефакты. Это позволило сократить время на поиски нужной информации в начале обсуждения и сразу перейти к самой сути.

Новые практики фасилитации

Во время встреч участники начали вести записи, даже если обсуждение казалось простым и понятным. Фиксирование информации стало обязательным. Заметки хранились в облаке, что обеспечивало доступ к ним всем членам команды и способствовало обмену знаниями.

Организатор встречи или назначенный ответственный открывал экран для всех, чтобы каждый мог видеть, что именно записывается. Это не только вовлекало участников, но и позволяло вносить правки в реальном времени, что помогало избежать путаницы с терминами.

Команда также начала использовать инструменты для визуализации – доски Miro для создания схем и Figma для прототипирования. Эти инструменты позволили создавать схемы и прототипы в реальном времени, что значительно улучшало понимание обсуждаемых вопросов. Участники могли сразу видеть, о чем идет речь, и вносить изменения на лету, повышая вовлеченность и сокращая время на обсуждение. Это позволяло сразу отображать схемы на встречах, что значительно улучшало понимание и помогало выравнивать терминологию.

Каждая встреча имела фасилитатора, который следил за соблюдением повестки. Обычно эту роль выполнял инициатор встречи, но не всегда. Во время фасилитации он фиксировал ключевые моменты и не позволял уходить в незначительные детали, которые могли отвлечь от главной темы. Например, если обсуждался запуск нового сервиса, фасилитатор мог отклонить вопрос о добавлении модального окна, чтобы не растягивать обсуждение.

Чтобы повысить вовлеченность, коллеги включали камеры во время встреч, особенно когда участники работали из разных городов. Это создавало более вовлеченную атмосферу и способствовало лучшему взаимодействию.

Наконец, команда начала писать фоллоу-апы в чате рабочей группы. Эти резюме содержали краткое описание договоренностей, дальнейших шагов и ссылки на заметки со встречи. Фоллоу-апы повышали вероятность того, что к заметкам вернутся, и позволяли другим участникам, не присутствовавшим на обсуждении, ознакомиться с важной информацией и внести свои идеи в процесс принятия решений.

Настольные игры для сплочения коллектива

Одним из дополнительных решений для повышения вовлеченности и улучшения атмосферы в команде стали настольные игры для офиса с коллегами. Может показаться, что это лишний элемент, сбивающий с нужного настроя и отнимающий лишнее время, но на практике это не так. Организация настольных игр в офисе позволяет коллегам отвлечься от работы и укрепить командный дух. Этот досуг не только развлекает, но и способствует созданию дружеской атмосферы, что особенно важно в условиях, когда многие сотрудники работают в основном удаленно.

Настольные игры для сплочения коллектива помогают развивать навыки коммуникации и сотрудничества. Это особенно актуально, когда команда сталкивается с различными вызовами и задачами. Возможность отвлечься на что-то кажущееся несерьезным позволяет снизить эмоциональную нагрузку, а бонусом еще и позволяет команде «сработаться» не только в рамках конкретного проекта, но и более глобально, что позитивно сказывается на ее эффективности в долгосрочной перспективе.

Настольные игры для компании в офисе могут стать отличным способом для снятия стресса и создания позитивного настроя. А для того, чтобы это не уходило в сторону бездумных развлечений в рабочее время, не приносящих бизнесу пользы, как минимум на этапе внедрения игр стоит обратиться к профессионалам, которые подберут наиболее подходящие конкретной организации варианты и помогут руководителям использовать их с максимальной пользой.

В разных командах лучше всего подходят разные настольные игры для коллектива. Это может быть как классика, так и новые современные варианты, которые легко организовать в офисе. Например, командные настольные игры на сплочение коллектива могут включать в себя различные викторины, стратегические игры или даже игры на ассоциации. Важно, чтобы каждая игра способствовала взаимодействию и укреплению связей между сотрудниками.

Для организации настольных игр в офисе для сотрудников можно выделить определенные дни или время, когда все могут собраться и поиграть. Это создаст ожидаемое событие, которое будет объединять команду. Также можно подумать о том, чтобы оставить материалы, чтобы у сотрудников был доступ к разнообразным играм в любое время.

Важно учитывать, что настольные игры на корпоративе в коллективе могут стать отличным способом для неформального общения и укрепления связей между сотрудниками во время общих встреч, а не просто способом провести обеденное или другое свободное время. В конечном итоге, настольная игра для коллектива на работе – это не только развлечение, но и возможность для каждого участника почувствовать себя частью команды, что, безусловно, повлияет на общую атмосферу и продуктивность процессов. Кроме того, это неплохой способ узнать друг друга не только в профессиональном контексте, но и в личном.

Результаты и дальнейшие шаги внедрения в офисе настольных игр и других практик

После внедрения новых практик команда заметила положительные изменения. Во-первых, количество встреч сократилось. Они стали более целенаправленными и продуктивными, с четкими целями и результатами. Участники начали ценить время друг друга и стремились максимально эффективно его использовать.

Во-вторых, качество документации значительно улучшилось. Записи встреч стали более структурированными и информативными, что позволило всем членам команды, включая тех, кто не присутствовал на встречах, быть в курсе принятых решений и дальнейших шагов. Фоллоу-апы, отправляемые после встреч, стали стандартной практикой, что способствовало лучшему пониманию и вовлеченности.

Кроме того, процесс принятия решений стал быстрее. Например, на одной из встреч команде удалось существенно продвинуться в разработке новой функции, сократив объем первой итерации вдвое благодаря четкому пониманию задач и ограничений. Это позволило быстрее двигаться вперед и избегать ненужных задержек.

Создание артефактов также ускорилось, что дало возможность команде разработки на этапе Product Backlog Refinement быстрее оценивать их и принимать решения о дальнейших действиях. Кроме того, стало легче находить ответы на вопросы о том, почему было принято то или иное решение. Если раньше на это уходило непредсказуемое количество времени – от 30 секунд, когда кто-то из команды помнил детали, до нескольких часов, когда приходилось собирать информацию по кусочкам от разных коллег, то теперь процесс стал значительно проще.

Что в итоге?

В итоге команда, хотя пока еще и не достигла полного совершенства в новых практиках, уверена, что движется в правильном направлении. Новые правила и подходы начинают приносить свои плоды, и все больше коллег вовлекаются в процесс. Работа над улучшением встреч продолжается, стараясь избегать прежних ловушек и поддерживая активное участие всех членов.

В ближайших планах – продолжать развивать эти практики с акцентом на обучение и обмен опытом. Понимание того, что изменения требуют времени и терпения, стало важной частью подхода. В конечном итоге цель заключается в создании культуры, в которой встречи будут не только необходимостью, но и эффективным инструментом для достижения общих целей.

Интернет, 16 апреля 2025. Яндекс 360 обновил Телемост для бизнеса. Теперь корпоративные клиенты сервиса могут не тратить время на составление «минуток» — сводок того, о чём договорились на видеовстрече. Эту задачу возьмёт на себя Телемост — он расшифрует всё сказанное и составит конспект. Расшифровку выполняет технология распознавания речи, а за суммаризацию, то есть тезисный пересказ, отвечает нейросеть YandexGPT.

По подсчётам Яндекс 360, на подведение письменных итогов одной встречи уходит в среднем 10 минут. Следовательно, людям с плотным расписанием встреч, например менеджерам проектов, новая функция за день может высвободить час времени и даже больше.

«Автоматические конспекты не только экономят время, но и делают встречи более продуктивными. В ходе внутреннего тестирования мы заметили, что участники встреч чётче формулируют мысли, когда понимают, что ведётся конспект. Чтобы пересказ встречи был максимально полезным, мы дополнительно обучали YandexGPT делать выжимки из разговоров, используя обезличенные данные. Качество конспекта мы оценивали по четырём параметрам: полнота, достоверность, краткость и ясность», — говорит руководитель ИИ-направления Яндекс 360 Антон Проценко.

Для включения функции достаточно начать встречу и нажать кнопку с двумя звёздочками — тогда все участники увидят, что это разговор под запись. Когда встреча завершится, Телемост подготовит расшифровку и конспект. В расшифровке есть временные метки, или тайм-коды, — можно отследить, кто, что и когда сказал. Конспект — это краткий пересказ беседы с ключевыми выводами по каждой теме. Расшифровка и конспект придут на почту организатору либо всем участникам встречи — в зависимости от настроек.

Функция конспектирования и расшифровки доступна корпоративным клиентам Телемоста в рамках новых тарифов Яндекс 360. Для малого и среднего бизнеса они начали действовать 15 апреля, а крупные организации смогут перейти на них с 26 мая 2025 года.

Сервис видеовстреч Телемост был запущен в 2020 году. С 2024 года он использует собственную технологическую платформу Яндекса. Это позволило значительно улучшить качество видеосвязи и расширить возможности Телемоста — например, теперь в нём можно организовывать встречи на 1000 участников и демонстрировать экран в 4K. По итогам прошлого года Телемост стал самым быстрорастущим сервисом Яндекс 360 — его аудитория увеличилась на 82%. Сейчас у него 2,4 млн пользователей.

Для крупного бизнеса эффективное управление ресурсами — это не только вопрос экономии, но и стратегического развития. В условиях масштабирования, запуска новых направлений и перераспределения бюджетов особенно важно сохранять устойчивые каналы взаимодействия — как внутри команды, так и с внешними партнерами. Некоторые привычные форматы, например, командировки или очные встречи, могут временно отойти на второй план. Однако это не значит, что от взаимодействия придется отказаться — логичной альтернативой станут онлайн-конференции. Разбираемся, как использовать сервисы видеоконференцсвязи (ВКС) для разных целей и не потерять преимущества живого общения.

Без поездок и перелетов

Мероприятия — неотъемлемая часть корпоративной культуры. Их организация требует множество финансовых и человеческих ресурсов. Так, для деловой встречи с партнерами из другого города нужно найти подходящее помещение, вызвать такси, купить билеты на самолет и арендовать жилье. Большую часть времени займет дорога, которая отнимает много времени, сил и снижает продуктивность.

Ударить по бюджету компании могут и обучающие тренинги. В среднем бизнес тратит на это 343 тыс. рублей в год, в цену входит аренда аппаратуры, питание, подготовка спикеров, раздаточные материалы. Онлайн-формат позволяет избежать этих издержек и не потерять качество взаимодействия.

Встречаемся в интернете: преимущества видеосвязи

Современные цифровые решения постоянно развиваются, и с каждым годом ВКС предлагает все более широкий спектр возможностей.

Высокое разрешение. Сейчас большинство сервисов поддерживает видео в формате HD и 4K, а интеллектуальные алгоритмы шумоподавления и эхокомпенсации делают звук более чистым. Дополнительно доступны функции автонастройки яркости и фокуса камеры, распознавания голоса. И даже если связь становится нестабильной, платформы адаптируются к скорости интернет-соединения, поэтому звонок не прерывается.

Демонстрация и совместная работа с контентом. Участники показывают в реальном времени презентации, видео и графики, а также обмениваются документами и таблицами. Многие платформы включают функцию совместного редактирования файлов, поэтому вносить правки можно прямо в процессе беседы. И визуализировать идеи в две, три или четыре руки: благодаря специальным интерактивным доскам сразу несколько сотрудников записывают свои мысли, а затем быстро оставляют обратную связь во встроенных чатах и опросах. Все это добавляет в онлайн-взаимодействие больше продуктивности и динамики, максимально приближая его к очным встречам.

Расширение географии сотрудничества. Видеоконференции стабильны в любом уголке планеты — компании-разработчики размещают серверы в разных географических регионах. «При подключении пользователя система автоматически выбирает ближайший сервер, чтобы обеспечить надежное соединение. Так, компании взаимодействуют с партнерами и клиентами по всему миру без необходимости физического перемещения», — поясняет Роман Королев, коммерческий директор Яндекс 360.

Снижение организационных расходов. Не нужно арендовать помещения и техническое оборудование. Видеокамеры для звонков и микрофоны сейчас встроены практически в каждую модель ноутбуков и есть в смартфонах.

Запись встреч. Функция позволяет сохранять видео обсуждений и анализировать, как все прошло. При живом общении многие детали забываются, из-за чего позже страдает качество выполненной работы. А при записи онлайн-звонков всегда можно перепроверить, что именно имел в виду собеседник. Многие ВКС-сервисы, например, Телемост, поддерживают автоматическое сохранение видеозвонка. Кроме того, длительность записи встреч в десктоп-версии сервиса не ограничена.

Правила успешных тренингов и совещаний

Сервисы видеоконференцсвязи становятся неотъемлемой частью ИТ-ландшафта крупного бизнеса. Они эффективно встраиваются в корпоративные процессы: от регулярных управленческих совещаний до стратегических сессий, обучения персонала и проведения крупных мероприятий. Разберем несколько сценариев.

Координирование деловых встреч. Заранее подготовьтесь и определите повестку и цели — это поможет сосредоточиться на ключевых вопросах. Разошлите участникам материалы для обсуждения, чтобы у всех была возможность их изучить. И не забывайте уделять внимание таймингу: когда не нужно думать о дороге до дома и беспокоиться о сроках аренды помещения, легко потерять счет времени. Поэтому фиксируйте в таймере обсуждение вопросов по минутам.

Чтобы посторонние случайно или намеренно не нарушили беседу, назначьте код доступа и пароль к конференции. А затем пришлите каждому участнику в личном сообщении. Если онлайн-встречи проводятся регулярно и для разных групп, постоянно меняйте ссылку.

Организация совещаний. Эффективная планерка требует четкого распределения ролей. Назначьте модератора, который проследит за порядком и направит дискуссию, а также секретаря для фиксации основных задач и договоренностей. Используйте функции голосования и опросов, чтобы быстро принимать коллективные решения, а ближе к концу подведите итоги и обозначьте дальнейшие шаги — подойдет общий документ или чат, где будут указаны ответственные за выполнение задач и сроки.

Проведение тренингов. В данном случае помимо основной лекционной части важно продумать практику. Ведь при обучении в таком формате участники должны чувствовать вовлеченность не только спикера, но и друг друга, проявлять активность. Поэтому разделяйте их на группы внутри платформы и помещайте в отдельные онлайн-комнаты. Так, сотрудники выполнят задание узким кругом без вмешательства посторонних, и каждый попробует свои силы в решении того или иного задания.

Используйте программы с функцией зала ожидания, чтобы модераторы могли вручную определить, кого впускать на тренинг, а кого нет. Подобные условия повышенной безопасности критически важны для крупного бизнеса, который особенно заинтересован в надежной инфраструктуре. Вы минимизируете риски проникновения на мероприятие мошенников у которых случайно оказалась ссылка на конференцию. В последнее время функции зала ожидания разрабатывают все больше российских сервисов, например, Телемост. «Назначьте модераторами сразу нескольких сотрудников. Тогда они оперативно просмотрят запросы на подключение, не задерживая всех членов команды, и быстро заблокируют нежелательных гостей» — поясняет Роман Королев.

Интернет, 6 марта 2025 года. Яндекс 360 представил фирменное мобильное приложение своего Календаря. Оно помогает следить за расписанием и планировать дела, не упуская ничего важного. Приложение поддерживает сразу несколько календарей, например личный и рабочий, и может работать даже без подключения к интернету.

В Календаре можно создавать и редактировать самые разные события, от походов в театр до встреч с коллегами, и быстро находить нужные. Если встречу планируется провести по видеосвязи, приложение создаст ссылку на Телемост для всех участников. Чтобы личные и рабочие дела не смешивались, события из разных календарей выделены разными цветами. В Календаре также есть тёмная тема — с ней меньше устают глаза.

Своими календарями удобно управлять с экрана смартфона. Чтобы добавить новое событие, достаточно нажать на соответствующий временной слот. Длинное нажатие на событие позволяет перенести его на другое время, а растягивание и сжимание — изменить продолжительность. Не пропустить важную встречу позволят напоминания. Их можно настроить под себя: указать, за сколько времени до начала события о нём напомнить, а также выбрать способ, как это сделать — письмом или пуш-уведомлением.

Планировать дела в Календаре легко даже в офлайне — например, в самолёте. Без интернета можно просматривать, редактировать, добавлять новые и удалять неактуальные события. Все изменения будут синхронизированы с сервером, как только устройство подключится к сети. Ещё одна удобная опция для путешественников — автоматический переход Календаря на местное время при смене часовых поясов. Если пользователь продолжает жить по старому времени, её можно отключить в настройках.

Приложение Яндекс Календарь доступно для iOS и Android. Владельцы устройств на iOS могут установить виджет календаря — на Android такая возможность появится в скором будущем. Также разработчики добавят в приложение возможность планировать встречи с учётом занятости участников и новые режимы отображения календаря: на три дня и на неделю.

Февральское обновление Яндекс 360 принесло  бизнесу ряд улучшений, которые делают работу с сервисами удобнее и продуктивнее. Теперь пользователи могут эффективнее управлять целями, автоматизировать процессы и работать в более комфортных условиях.

В Трекере появился инструмент «Цели», который помогает командам держать фокус на результатах. Теперь сотрудники могут задавать ключевые показатели, отмечать прогресс и изменять статус задач прямо в интерфейсе. Это особенно полезно для управления долгосрочными проектами и выстраивания прозрачных процессов.

Мессенджер стал удобнее для общения. Теперь уведомления о пропущенных вызовах помечаются как непрочитанные, что упрощает поиск важных сообщений. Улучшены реакции на сообщения — появился обновленный дизайн и новые эмодзи, которые делают коммуникацию более живой и наглядной.

На Диске упростился перенос данных: теперь файлы можно перемещать между общими хранилищами без дополнительных действий. Кроме того, расширенные возможности API позволяют автоматизировать настройку доступов, управление общими дисками и их мониторинг, что снижает нагрузку на IT-специалистов и делает работу с корпоративными данными удобнее.

Календарь получил более гибкие настройки рабочего времени. Теперь можно задать рабочие часы и учитывать выходные дни по производственному календарю, чтобы автоматически отмечать периоды недоступности. Если коллеги попытаются назначить встречу в нерабочее время, они увидят соответствующее уведомление. Также появилась возможность копировать список участников встреч и добавлять второй часовой пояс — полезная функция для распределенных команд.